当所が所有する土地・建物・設備の管理・営繕、貸室（会議室、テナント）の運用、当所ビル全体の保安・維持管理と事務局の什器・備品ほか各種資産の維持管理を行っています。
総務部の一員として仕事をしています。
総務部は、経理・財務、人事、役員秘書、会議運営、広報企画と多岐にわたる業務を行っています。
その中で私は主に貸会議室を含めた当所施設全般の管理・運営を担当しています。
当所には、20室を超える貸会議室があり、お客様のニーズに合わせた会議室の提供を行っています。
セミナー、打合せ、パーティーなど、お客様の用途によって最適なお部屋や設備をご提案します。
また、お客様に気持ちよくご利用いただくために、机やイス等の備品の発注や修理、部屋のリニューアルを行ったりもしています。
会議室をご利用いただいたお客様から「すごく使いやすかった！」「また利用したい」といったお声を頂いたときは、とても励みになります。
逆にご要望やご不満の声を頂いたときであっても、それは貴重なご意見として受け止めて、以降のサービスに繋げていこうと前向きに取り組むように心掛けています。
また、日頃プライベートで他の施設を利用する時は、その施設のサービスや特徴をよく観察し、自分の接客や当所施設の運営にも活かせるよう常にアンテナを張り巡らせる癖が身に付きました。
| 8:20 | 出勤 前日の貸会議室履歴を確認。設備や備品の在庫や、トラブルが無かったか入念にチェックし、 問題があれば上司に報告し、すぐに対応に向かいます。 |
|---|---|
| 8:40 | 朝礼 本日の貸会議室ご利用予定を確認。 朝からご利用いただくお客様に即座に対応できるよう、常に頭の中は接客モードです。 |
| 10:00 | 会場利用のお客様対応 会場下見に来られたお客様と事前打ち合わせ。 当日快適にご利用いただくため、会場や設備の説明を事前に済ませます。 |
| 11:30 | 昼休み 同期や後輩たちと昼食をとりながら過ごすことが多いです。たまに、先輩に連れ出してもらって外食することも。 |
| 12:30 | 事務処理 お客様からの申込受付、申込書・請求書の作成等の事務処理をします。ミスが無いよう、チェックは入念に。 |
| 14:30 | 部内打ち合わせ 予約・利用状況や、今後の修繕計画について打合せ。 お客様からのクレームがあったときは情報共有し、再発防止を徹底します。 |
| 16:00 | 資料作成 貸会議室をPRするため、SNSやホームページでの紹介記事を作成。 お客様にご利用いただくために、より良いPRツールを検討します。 翌日の活動予定を確認し、必要書類の整理など、準備を整えます。 |
| 17:00 | 翌日準備 本日夜間及び翌日の貸会議室ご利用予定を確認。 備品等の準備漏れが無いかチェックし、設備管理スタッフや警備へ引き継ぎます。 1日の活動記録を作成し、上司に報告します。 |
| 17:30 | 業務終了 今日も大きなトラブルなく、会議室をお客様にご利用いただけました。 この後は若手職員同士での飲み会です。職場の仲間との交流も大事な時間です。 |